Modulo Amministrazione
La contabilità sa già cosa è successo in magazzino
Partita doppia, fornitori e acquisti dentro lo stesso programma che muove la merce. Fattura, incasso, carico e costo del venduto diventano scritture da soli, sui conti che hai deciso tu.
In breve
- 246Conti nel piano
Piano civilistico a tre livelli (classi, mastri, sottoconti), con 41 conti accesi alla partenza.
- Due dateCompetenza e registrazione
Quando il fatto è avvenuto e quando è stato annotato: il bilancio taglia sulla prima, il giornale sulla seconda.
- StornoOgni correzione resta scritta
Il giornale è append-only: un errore si corregge con uno storno, che resta accanto con la data e chi l’ha fatto.
- Ri.Ba. e SDDI file per la banca
Distinta Ri.Ba. nel tracciato CBI e addebito diretto SEPA, generati dalle partite aperte e non a mano.
Di solito manca il ponte fra magazzino e contabilità: rimanenze iscritte a fine anno con un numero che nessuno sa spiegare, costo del venduto stimato, prima nota ricopiata da una stampa. Qui merci e libro giornale sono lo stesso impianto, visto da due lati. Ogni movimento valorizzato ha la sua scrittura, e il bilancio di verifica è già scritto.
La scrittura nasce dal fatto, non da chi la ricopia
Emetti una fattura e trovi già la scrittura, la riga IVA e la partita aperta, senza aprire la contabilità.
- Fattura emessa e nota di credito, incasso, fattura d’acquisto e pagamento fornitore
- Carico delle rimanenze al ricevimento e costo del venduto alla spedizione, dagli strati di costo reali
- Rettifiche, resi e liquidazione IVA hanno la loro causale, non un conto sospeso
- Dare e avere quadrano prima del salvataggio: non esiste una scrittura sbilanciata da rimediare
- Lo stesso documento non si contabilizza due volte, nemmeno se l’evento arriva due volte
- I conti su cui scrivere sono una tabella di regole, non un codice cablato nel programma
Come funziona, nel dettaglio
Quando emetti una fattura, incassi, ricevi merce o paghi un fornitore, la scrittura contabile nasce lì, nello stesso momento. Non c’è un momento successivo in cui qualcuno «passa in contabilità»: il documento entra in coda e la scrittura compare, con la sua causale, i suoi conti e la partita aperta. C’è una sola porta per scrivere a giornale, e prima di lasciar passare qualunque cosa verifica che dare e avere quadrino: una scrittura sbilanciata non entra e non va corretta dopo. Ogni documento si contabilizza una volta sola anche se l’evento arriva due volte, e un ripasso periodico raccoglie ciò che era rimasto indietro invece di aspettare che qualcuno se ne accorga a fine trimestre.
- Il fattoEmetti una fattura, incassi, ricevi merce, paghi un fornitore. Succede in magazzino o in vendita, non in contabilità.
- La codaIl documento entra in coda e passa da una porta sola. Lo stesso documento non si contabilizza due volte, nemmeno se l’evento arriva due volte.
- La scritturaNasce con la sua causale e i suoi conti, presi da una tabella di regole e non da un codice cablato nel programma.
- Quello che restaLa riga sul registro IVA con il suo imponibile per aliquota, e la partita aperta con la sua scadenza.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 1210 Crediti v/clienti | 1.220,00 | – |
| 4010 Ricavi delle vendite | – | 1.000,00 |
| 2110 IVA a debito | – | 220,00 |
| Totale | 1.220,00 | 1.220,00 |
Un piano dei conti in cui la tua contabilità ci sta tutta
Porti la tua contabilità nella struttura che il tuo commercialista conosce già, senza riclassificare centinaia di voci a mano.
- Sei classi, mastri e sottoconti: la struttura con cui un commercialista lavora già
- Il codice del sottoconto estende quello del padre a passi di dieci: se ne infila uno in mezzo senza rinumerare niente
- Un conto spento e un mastro di raggruppamento rifiutano la scrittura, con il motivo scritto
- Ricerca nel piano, e mastrino che chiede un conto solo invece di scaricare l’intero piano
- Ogni cliente ha la sua copia del piano: personalizzarlo non tocca gli altri
Come funziona, nel dettaglio
Il piano è civilistico e a tre livelli (classi, mastri, sottoconti), perché è la forma in cui la contabilità italiana esiste davvero. Chi arriva da un gestionale porta un albero fatto così, e schiacciarlo su un livello solo significa riclassificare a mano centinaia di voci. Alla partenza sono accesi i conti del ciclo commerciale; cespiti, ammortamenti, oneri finanziari, imposte e conti d’ordine ci sono già ma restano fuori dagli elenchi finché non servono, così chi non fa contabilità civilistica completa non si trova duecento voci che non userà mai. Un conto spento rifiuta la scrittura invece di accettarla in silenzio. Un mastro di raggruppamento non è movimentabile: scriverci sopra farebbe quadrare il bilancio e sballare il mastrino, che è l’errore peggiore perché non si vede.
- CLASSEAttivitàraggruppa il bilancio
- MASTROCrediti v/clienti1210
- SOTTOCONTOClienti Italia12100010
- SOTTOCONTOFatture da emettere12100050
- SPENTOUn conto disattivato rifiuta la scrittura, e dice perchérifiuta
Il codice del sottoconto estende quello del padre a passi di dieci: se ne infila uno in mezzo senza rinumerare niente.
Competenza e registrazione sono due date, e non è pedanteria
Chiudi dicembre anche con le fatture annotate a gennaio, e il libro giornale resta in ordine.
- La competenza decide esercizio e periodo IVA; la registrazione decide il posto nel libro
- Bilancio di verifica e mastrini tagliano per competenza, il libro giornale per annotazione
- Su un periodo IVA già liquidato si sposta la competenza, mai l’annotazione
- Un controllo cerca i buchi nella numerazione e i numeri che crescono mentre le date tornano indietro
Come funziona, nel dettaglio
Una fattura di dicembre annotata il 7 gennaio appartiene a dicembre per il bilancio e a gennaio per il libro giornale. Il codice civile chiede che le operazioni siano annotate giorno per giorno, in ordine: se il giornale portasse la data dell’operazione mentre il numero lo assegna il momento della scrittura, si otterrebbero numeri che crescono con le date che tornano indietro. Sarebbe un libro formalmente sbagliato, che nessun controllo interno segnalerebbe. Qui le due date sono due colonne davvero diverse, e ogni prospetto dichiara su quale taglia.
- COMPETENZAIl fatto è di dicembre: ci vanno il bilancio e il periodo IVA31/12/2026
- REGISTRAZIONEAnnotata il 7 gennaio: è il suo posto nel libro giornale07/01/2027
- DOCUMENTOLa fattura da cui la scrittura nascen. 318
Sullo stesso mese il giornale e il bilancio danno due totali diversi senza che sia un errore: sono due tagli dello stesso fatto, e la testata del prospetto dice su quale dei due taglia.
IVA: i registri restano, la liquidazione si chiude
Chiudi la liquidazione IVA del periodo con la sua scrittura, sopra registri che restano sempre accesi.
- Registri IVA vendite, acquisti e corrispettivi sempre attivi, anche senza questo modulo
- Liquidazione mensile o trimestrale, una sola per periodo, con la sua scrittura a giornale
- Il dettaglio per aliquota e per natura, non solo il totale del documento
- Aliquote a zero di natura diversa restano distinte: nella liquidazione vanno in caselle diverse
- Un controllo mette il registro IVA accanto al conto del giornale e verifica che dicano lo stesso numero
Come funziona, nel dettaglio
I registri IVA (vendite, acquisti, corrispettivi) non sono di questo modulo e non si spengono spegnendolo: sono adempimenti di legge e stanno accesi in ogni configurazione, come il documento di trasporto e l’inventario fiscale. Quello che il modulo aggiunge è il resto del giro: la liquidazione periodica, mensile o trimestrale, che confronta l’imposta a debito e quella a credito del periodo, scrive la sua registrazione e chiude con il netto da versare o il credito da riportare. Una volta liquidato, il periodo si difende: quello che deve cambiare cambia con una nota di credito, non riscrivendo il passato.
- A DEBITOImposta sulle vendite del periodo4.820,00
- A CREDITOImposta sugli acquisti del periodo3.150,00
- DA VERSAREIl netto, che scende a giornale con la sua causale1.670,00
Chiuso il periodo, si difende: quello che deve cambiare cambia con una nota di credito, non riscrivendo il passato.
Chi ti deve dei soldi, a chi li devi tu, e come li chiedi
Sai chi ti deve cosa e da quando, e chiedi i soldi con distinte Ri.Ba. in tracciato CBI e addebiti SEPA.
- Partitari clienti, fornitori e committenti, ognuno riconciliato con il suo conto di controllo
- Scadenzario sulle partite vere: residuo, scadenza, giorni di ritardo
- Distinta Ri.Ba. nel tracciato CBI, con gli stati presentata, incassata e insoluta
- Addebito diretto SEPA con anagrafica dei mandati, modifica e revoca
- La prima nota manuale non può muovere i conti di partitario: quelli si muovono dai documenti
Come funziona, nel dettaglio
Ogni documento apre una partita: importo, scadenza, residuo. Da lì escono i partitari di clienti, fornitori e committenti, e ognuno viene riconciliato con il proprio conto di controllo: la somma dei residui deve fare il saldo del mastro, e quando non lo fa lo si sa. Lo scaduto è una data passata, non un’impressione: un credito a sessanta giorni emesso ieri non è scaduto e non compare fra gli insoluti. Per chiedere i soldi ci sono i due strumenti che le banche italiane leggono: la distinta di ricevute bancarie nel tracciato a posizione fissa del Consorzio CBI, e l’addebito diretto SEPA con i suoi mandati (quale autorizzazione, firmata quando, su quale conto).
Acquisti: dal fornitore al costo che finisce in bilancio
La merce arrivata senza prezzo entra lo stesso, e il suo costo si sistema quando arriva la fattura.
- Fornitori con contatti e listino: articolo, costo concordato, tempo di consegna dichiarato
- Ordini d’acquisto che il magazzino riceve, con la discrepanza fra ordinato e arrivato
- Fatture d’acquisto e pagamenti, con la partita che si chiude quando il pagamento arriva
- Costi in sospeso: la merce arrivata senza prezzo resta in elenco finché il prezzo non c’è
- Il costo da proporre al carico viene dallo strato di costo, dal ricevimento o dall’ordine, e la risposta dice da quale
- Resi a fornitore che riaprono gli strati di costo, invece di far sparire la merce
Come funziona, nel dettaglio
L’anagrafica fornitori tiene contatti e listino: quale fornitore vende quale articolo, a che costo e in quanti giorni. L’ordine d’acquisto è uno solo: la testa commerciale e la ricezione in banchina sono lo stesso ordine visto da due parti. Alla merce che arriva senza prezzo non si mette zero: resta segnata come costo in sospeso finché la fattura non arriva, perché una giacenza caricata a zero abbassa il costo del venduto per mesi senza che nessuno lo colleghi all’acquisto di allora. Il tempo di consegna che leggi è misurato fra ordine e ricevimento, non quello dichiarato in anagrafica, che è una promessa.
- RICEVUTO120 pezzi a scaffale, contati e già prelevabiliMAG-01
- COSTOIn sospeso finché la fattura non arrivanon zero
- FATTURAArriva dopo, e il costo si aggancia a quel caricochiuso
Una giacenza caricata a zero abbasserebbe il costo del venduto per mesi, senza che nessuno lo colleghi all’acquisto di allora.
Il magazzino e i conti devono dire lo stesso numero
Confronti quando vuoi le rimanenze a bilancio con il valore del magazzino, e lo scarto lo vedi subito, non a fine anno.
- Carico a rimanenze al ricevimento, costo del venduto alla spedizione, sui costi effettivi
- Conto Rimanenze e valorizzazione del magazzino confrontabili, con lo scarto dichiarato
- Chiusura e riapertura d’esercizio, con la verifica che i conti economici siano davvero azzerati
- Export per il commercialista: giornale a grana riga, registri IVA per documento e per aliquota, bilancio di verifica, partite aperte
- Bilancio civilistico depositabile, comunicazioni periodiche e dichiarazioni restano al commercialista: qui c’è ciò che gli serve per farli
Come funziona, nel dettaglio
Il valore delle rimanenze non si ricostruisce a fine anno: entra a giornale quando la merce arriva, al valore degli strati di costo, ed esce come costo del venduto quando la merce parte. Il risultato è che il conto Rimanenze e la valorizzazione del magazzino sono due numeri confrontabili in qualunque momento. Quando divergono, lo scarto si vede e si spiega, invece di restare lì per anni perché nessuna schermata li ha mai messi accanto. Alla fine dell’esercizio i conti economici si girano al risultato e il patrimoniale riapre; e ciò che serve al commercialista esce in file veri, non in stampe da ricopiare.
| Il numero | Da dove viene | Chi lo tiene |
|---|---|---|
| Rimanenze a bilancio | Carico al ricevimento e costo del venduto alla spedizione, sui costi effettivi | La contabilità |
| Valore del magazzino | Gli strati di costo del registro dei movimenti | Il magazzino |
| Lo scarto fra i due | La differenza, calcolata e mostrata invece che appianata | Nessuno: si risale ai movimenti |
Domande frequenti
Devo portare via la contabilità al commercialista?
Il modulo tiene la contabilità corrente, quella che nasce dai documenti che emetti e ricevi ogni giorno, e al commercialista arrivano file completi invece di stampe: giornale a grana riga, registri IVA per documento e per aliquota, bilancio di verifica, partite aperte. Il bilancio civilistico depositabile, le comunicazioni periodiche e le dichiarazioni restano il suo mestiere, e lui li fa sui tuoi numeri invece che sulle tue fotocopie. È la stessa divisione di prima, con in mezzo dati che tornano.
Se sbaglio una scrittura, la posso cancellare?
Si corregge con uno storno, cioè una scrittura che registra l’opposto esatto, e la correzione resta accanto all’originale con la data e il nome di chi l’ha fatta. È la regola del registro delle merci, per la stessa ragione: un libro giornale che si può riscrivere non dimostra più niente. I saldi tornano giusti e la storia resta leggibile da chiunque debba controllarla.
I registri IVA e il documento di trasporto sono in questo modulo?
Ci sono comunque, in ogni configurazione: registri IVA, documento di trasporto, inventario fiscale, tracciabilità dei lotti ed emissione della fattura sono conformità italiana, quindi rispondono anche senza questo modulo. L’Amministrazione aggiunge la partita doppia, i fornitori e gli acquisti: tenere i conti in casa, sopra una base che è già in regola.
Da dove esce il costo del venduto?
Dagli strati di costo consumati davvero: la merce esce agli stessi prezzi a cui è entrata, primo entrato primo uscito. Non è un costo medio ricalcolato a fine mese e non è un prezzo di listino percorso all’indietro. Dove il costo di carico non è ancora noto la riga resta segnata come tale, perché un margine calcolato su un costo mancante è più pericoloso di un margine assente.
Le distinte per la banca funzionano con la mia banca?
Il tracciato delle ricevute bancarie segue lo standard del Consorzio CBI posizione per posizione, e l’addebito diretto il messaggio SEPA nella versione oggi in uso. Ogni banca assuntrice ha i suoi accordi: la prima distinta si carica sul portale della tua banca e si fa validare lì, con un’ora di messa a punto una volta sola, come per qualunque flusso bancario. Poi è una cosa di due minuti, con le righe prese dalle partite aperte invece che dalle tue dita.
Ho già un gestionale contabile. Posso accendere solo il magazzino?
Sì. I moduli sono quattro e si accendono uno per uno: il magazzino c’è comunque, con la sua conformità italiana. Se l’Amministrazione resta spenta, le fatture continuano a uscire e i registri IVA a riempirsi; semplicemente non c’è la partita doppia in casa, e la contabilità la tieni dove la tieni oggi.
Portiamoci i tuoi conti
Mandaci un piano dei conti e un mese di documenti veri. Ti facciamo vedere le stesse scritture che avresti fatto a mano, e dove il magazzino e la contabilità oggi non si guardano in faccia.
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