Importi e distribuisci
Due depositi, un container e nessuna scusa a fine anno
Chi compra all’estero e rivende in Italia ha tre problemi: la merce in viaggio, il carico che non somiglia all’ordine, il lotto da ritrovare due anni dopo. CargoNode li tratta come movimenti, non come note a margine.
In breve
- ZeroMigrazioni per il secondo deposito
Il magazzino è una colonna di ogni movimento dal primo giorno, anche quando ce n’è uno: aprirne un altro è alzare un numero.
- In transitoLa merce in viaggio ha un saldo
Non è sparita dall’origine e non è ancora arrivata a destinazione: un ammanco per strada si vede subito, non a fine mese.
- CartoniRicevi come compri
La confezione d’ingresso e il suo fattore restano scritti sulla riga: il registro tiene i pezzi, il documento resta leggibile fra tre anni.
- LottoCol numero del fornitore
Dal reclamo del cliente si risale al lotto, al fornitore che l’ha venduto e al carico che l’ha portato in casa.
Un distributore vive del fatto che quello che ha comprato si ritrovi dove serve, con il costo giusto e la storia di dove è passato. Qui il secondo deposito non è un progetto, i lotti non sono un supplemento e l’inventario di fine anno esce valorizzato con gli strati del costo del venduto. Sopra accendi Amministrazione se tieni la contabilità in casa, e Commerciale se vendi tu.
Il secondo deposito non è un progetto
Apri un deposito nuovo alzando un numero, senza fermare il lavoro e senza toccare lo storico.
- Il magazzino è una colonna di ogni movimento anche quando è uno solo
- Aprire un deposito non muove un dato e non chiede un fermo
- Numerazione dei documenti di trasporto per magazzino e per anno, senza buchi
- Ubicazioni, baie e percorso di prelievo propri di ciascun deposito
- Quali depositi servono il negozio online è una scelta, non un effetto collaterale
Come funziona, nel dettaglio
Il magazzino è una colonna di ogni movimento e di ogni documento fin dal primo giorno, anche per chi ne ha uno solo: il selettore semplicemente non si vede finché non serve. Aprire il deposito nuovo significa alzare un numero sulla tua riga (non esportare, non ricaricare, non fermarsi un fine settimana), e la merce che avevi ieri porta già scritto dove stava. Ogni deposito ha la sua numerazione dei documenti di trasporto, senza salti, per magazzino e per anno, e ha le sue ubicazioni, le sue baie e il suo giro di prelievo. Quando vendi online decidi quali depositi quel canale può davvero vendere, così un deposito di transito non gonfia la vetrina.
- LA TUA RIGAmagazzini: da 1 a 2un numero, non un progetto
- MOVIMENTInessuno toccatola colonna del magazzino c’era già
- DOCUMENTIserie propria del deposito nuovosenza salti, per magazzino e per anno
- VETRINAdecidi tu se quel deposito la serveun transito non gonfia il negozio
Niente export, niente storico da ricaricare, niente fine settimana di fermo: la merce che avevi ieri porta già scritto dove stava.
La merce in viaggio è ancora tua, e si vede
Vedi la merce in viaggio fra due depositi con il suo valore, e scopri un ammanco il giorno stesso.
- Stati del trasferimento dichiarati, con rientro dallo stato di problema
- Ubicazione di transito con saldo reale: la merce in viaggio è contata
- Un ammanco per strada è una riga da chiudere, non una differenza a fine periodo
- Righe di preparazione ordinate per posizione a scaffale
- Uscita e ingresso appaiate sul registro dei due magazzini
- Trasferimento annullabile e modificabile finché non è partito
Come funziona, nel dettaglio
Fra due depositi la merce non teletrasporta. Un trasferimento attraversa stati dichiarati (bozza, pronto, in preparazione, spedito, arrivato, completato), e durante il viaggio la merce sta in un’ubicazione di transito con un saldo vero: non è più all’origine e non è ancora a destinazione. È l’unico modo perché un ammanco in viaggio si veda mentre succede, invece di dissolversi in una differenza inventariale scoperta a marzo. Il trasferimento può finire in «problema» e rientrare, perché in magazzino succede. Le righe di preparazione escono ordinate per posizione a scaffale, e uscita e ingresso restano appaiate sul registro dei due depositi.
- USCITA−40 colli dallo scaffaleMAG-01 · A-12-3
- IN TRANSITO40 colli, con i loro strati di costoubicazione di transito · saldo reale
- INGRESSO+40 colliMAG-02 · ricevimento
Finché il trasferimento non è ricevuto la merce non è a scaffale da nessuna delle due parti: è contata in transito, con il suo valore. All’arrivo il lavoro di stoccaggio è già in coda.
Ricevere un carico che non somiglia all’ordine
Ricevi quello che è sceso davvero dal camion, e la contestazione al fornitore parte da un elenco.
- Ricevimento con ordine d’acquisto o alla cieca
- Eccedenze e mancanze segnate sulla riga d’ordine, non pareggiate in silenzio
- Costo catturato riga per riga; il costo a zero viene rifiutato
- Costo fuori scala segnalato con richiesta di conferma, senza fermare lo scarico
- Listino fornitore con costo, tempo di consegna e fornitore preferito
- Peso reale accanto ai pezzi, per la merce che si compra a peso
- Controllo qualità come quarantena e rilascio, mai come correzione della giacenza
Come funziona, nel dettaglio
Il container arriva quando arriva e quasi mai con dentro esattamente quello che c’era sull’ordine. Si riceve contro un ordine d’acquisto o alla cieca, e la ricezione registra quello che è arrivato davvero: dove la quantità si scosta dall’ordinato, la riga resta segnata come eccedente o mancante invece di essere pareggiata in silenzio. Il costo si cattura riga per riga e il costo a zero non passa, a parte le causali che lo ammettono davvero (il campione, l’omaggio): una giacenza caricata a zero avvelena il costo del venduto per mesi. Un costo fuori scala rispetto allo storico invece non blocca la banchina: avvisa e chiede conferma, che è la reazione giusta quando c’è un camion da scaricare.
| Articolo | Ordinato | Sceso dal camion | Come resta scritto |
|---|---|---|---|
| SKU-4471 | 120 cartoni | 118 cartoni | riga mancante di 2 |
| SKU-8890 | 40 cartoni | 40 cartoni | riga chiusa |
| SKU-3320 | non ordinato | 6 cartoni | eccedenza: entra comunque in giacenza |
Compri a cartoni, vendi a pezzi
Compri a cartoni e vendi a pezzi senza fare divisioni a mano, con costo e lotto che seguono la merce.
- Unità d’acquisto, unità di vendita e unità di magazzino possono essere diverse
- Il fattore di conversione resta scritto sulla riga di ricevimento
- Scomposizione confezione → pezzi singoli con il costo che segue la merce
- Espositori aperti in banco che diventano pezzi vendibili, senza uscire dal registro
- Il lotto del cartone lo ereditano i pezzi che ne escono, nella stessa transazione
Come funziona, nel dettaglio
La confezione con cui compri quasi mai è quella con cui vendi, e la maggior parte dei gestionali risolve la cosa chiedendoti di dividere a mano. Qui la conversione è una regola: ricevi nella tua unità d’acquisto e il registro tiene i pezzi, con il fattore usato congelato sulla riga di ricevimento. Così il documento resta leggibile anche se un domani il fornitore cambia il numero di pezzi per cartone. Una confezione può anche essere scomposta in pezzi singoli con un’operazione tracciata, e la scomposizione porta con sé il costo: i pezzi che escono da un cartone valgono quello che valeva il cartone, non una media inventata. Vale anche per gli espositori che si aprono in banco: la scomposizione lavora nel verso in cui un cartone si apre davvero, quello che serve quando compri a cartoni e vendi a pezzi, e porta con sé il lotto, la scadenza e il costo di quel cartone.
- DOCUMENTO40 cartoniunità d’acquisto
- FATTORE× 12 pezzi per cartonecongelato su questa riga
- REGISTRO480 pezziunità base
Due anni dopo il fornitore passa a cartoni da dieci: questa riga continua a dire dodici, perché dodici erano. Il documento di allora resta leggibile esattamente com’era.
Lotti, scadenze e il numero che ti ha dato il fornitore
Da un reclamo risali al lotto e al fornitore che te l’ha venduto, e la merce scaduta non esce dal magazzino.
- Lotto con il tuo codice e il riferimento del fornitore che te l’ha venduto
- Scadenza che blocca e data di consumo preferibile che avvisa: due campi diversi
- Allocazione con la scadenza più vicina per prima, fino al prelievo
- Numeri di serie sui prodotti che li richiedono, singolo per singolo
- Ricevere senza lotto o senza seriale, dove è obbligatorio, viene rifiutato
- Dal movimento si risale al documento, e dal documento al carico
Come funziona, nel dettaglio
Il lotto porta il codice tuo e il riferimento del fornitore. Ha la scadenza dura, che blocca la vendita e il prelievo, e la data di consumo preferibile, che avvisa e non blocca: sono due cose diverse, e trattarle allo stesso modo o ferma merce buona o vende merce scaduta. L’allocazione sceglie da sola il lotto con la scadenza più vicina, dal calcolo della disponibilità fino al prelievo in corsia. Dove un articolo è dichiarato a lotto o a numero di serie, riceverlo senza non è possibile. Non è una schermata da compilare bene, è un rifiuto: merce entrata senza il suo identificativo sfugge alla tracciabilità per sempre, e la tracciabilità dei lotti è conformità italiana, mai un supplemento.
- IL TUO CODICEL-2609per lavorarci in casa
- RIF. FORNITORE2024/AB-771il numero che cerca lui
- SCADENZA30 giugnoblocca vendita e prelievo
- CONSUMO PREFERIBILE30 aprileavvisa, non blocca
- ALLOCAZIONEla scadenza più vicina per primadal preventivo fino al prelievo
Dove l’articolo è dichiarato a lotto, riceverlo senza lotto viene rifiutato: merce entrata senza il suo identificativo sfugge alla tracciabilità per sempre.
Quanto vale davvero quello che hai in casa
Il valore del magazzino viene dai costi di carico reali, e a fine anno l’inventario fiscale non va ricostruito.
- Costo a strati sui costi effettivi di carico, consumati nell’ordine di entrata
- Costo del venduto calcolato alla spedizione, non a fine periodo
- Inventario fiscale di fine anno valorizzato con gli stessi strati
- La giacenza a qualunque data si ricostruisce dal registro; quella di fine esercizio si congela per il fisco
- Con Amministrazione: rimanenze e costo del venduto in partita doppia
- Storico dei costi per articolo, per vedere come si è mosso nel tempo
Come funziona, nel dettaglio
Il costo entra a magazzino al ricevimento, a strati, sui costi effettivi di carico; quando la merce esce, il costo del venduto consuma gli strati nell’ordine in cui sono entrati. Non è una media che si aggiusta a fine anno: è la stessa catena di strati che, il 31 dicembre, produce l’inventario fiscale valorizzato. Con il modulo Amministrazione acceso, il ricevimento e la spedizione scrivono anche in partita doppia (rimanenze in carico all’arrivo, costo del venduto alla partenza), così il valore di magazzino e il conto delle rimanenze si guardano in faccia tutto l’anno invece che una volta sola. Chi la contabilità la tiene fuori casa lascia il modulo spento: il magazzino resta valorizzato lo stesso, ed è quello che il commercialista chiede.
- 1º carico, il più vecchio0/100
- 2º carico30/80
- 3º carico, l’ultimo arrivato60/60
150 pezzi spediti 90 pezzi restano in casa, con il costo che avevano al carico
Chi compra da te non compra tutto allo stesso prezzo
Dai a ogni cliente le sue condizioni con una riga di sconto, e a fine mese fatturi tutte le sue consegne insieme.
- Sconto sulla testata del listino, con le eccezioni scritte solo dove servono
- Listini diversi per clienti diversi, senza duplicare il catalogo
- Il documento di trasporto porta le righe realmente spedite
- Fattura differita che aggrega più consegne dello stesso cliente
- Aliquota e natura dell’operazione sulla riga, non sulla testata del documento
Come funziona, nel dettaglio
Un distributore serve clienti con condizioni diverse, e riscrivere migliaia di righe di listino per ognuno è il modo in cui i prezzi si sbagliano. Qui uno sconto si mette sulla testata del listino (una riga invece di tremila) e le eccezioni si scrivono solo dove il prezzo davvero si scosta. Sulle consegne ripetute, il documento di trasporto è il documento della consegna con le sue righe, e a fine mese più consegne dello stesso cliente diventano una fattura differita sola, con le quantità realmente spedite e non quelle ordinate. L’aliquota e la natura dell’operazione stanno sulla riga, quindi una cessione senza imposta esce con il suo codice di natura sia sul documento sia sul file da trasmettere.
- Tre ritiri nel meseOgnuno produce il suo documento di trasporto con quello che è davvero uscito, non con quello che era stato ordinato.
- Il primo del mese dopoI tre documenti diventano una fattura differita sola, senza che nessuno sommi a mano tre bolle.
- Sulla fatturaLe quantità realmente spedite, con l’aliquota e la natura dell’operazione sulla riga: una cessione senza imposta esce con il suo codice anche nel file da trasmettere.
Domande frequenti
Abbiamo due depositi e un transito continuo fra i due. Serve un modulo?
No. Il magazzino è il prodotto, e i trasferimenti fanno parte del ciclo fisico come il prelievo. Quello che riguarda i depositi è un numero sulla tua riga (quanti ne puoi avere), non una funzione da comprare. Il modulo Conto terzi serve a un’altra cosa: stoccare merce che non è tua, tenendola separata da quella di chiunque altro.
Gestite le pratiche doganali e l’Intrastat?
Il perimetro è il magazzino con i documenti di consegna e di vendita, e lì il dato fiscale è preciso: aliquota e natura dell’operazione stanno sulla riga, quindi una cessione non imponibile si fattura con il suo codice e lo porta anche nel file elettronico. Dichiarazioni doganali ed elenchi riepilogativi restano al tuo doganalista e al tuo commercialista, la normale divisione del lavoro anche in aziende molto più grandi della tua. Il dato che serve a loro esce di qui già pronto: movimenti, documenti e valori si esportano per periodo.
Compriamo in valuta estera. Come lo gestite?
Converti nel momento in cui registri il carico, che è anche il momento in cui hai in mano il cambio applicato davvero dalla banca, non uno preso da una tabella il giorno dopo. Da lì il costo entra negli strati nella valuta in cui tieni i conti, e da quegli strati esce il costo del venduto: il margine che leggi su quella merce è quello che hai pagato per averla. Se un domani serve tenere accanto anche l’importo d’origine, è un campo, non un’architettura da rifare.
L’inventario di fine anno ci ferma tre giorni. Si può evitare?
In buona parte sì, e non con un trucco. Ogni notte una riconciliazione ricalcola le giacenze dal registro dei movimenti, le confronta con la proiezione e segnala qualunque scostamento. I conteggi ciclici, per zona, per ubicazione o per classe di rotazione, fanno emergere le differenze una fetta per volta senza fermare le corsie: ogni riga contata si confronta con l’atteso fotografato all’apertura della sessione, e lo scarto diventa una rettifica da approvare. Così arrivi al 31 dicembre su un magazzino già rimesso in pari, e il conteggio totale conferma invece di scoprire.
Il nostro fornitore manda i lotti con una sua codifica. Dobbiamo rinumerarli?
No. Il lotto porta il tuo codice e, accanto, il riferimento del fornitore così com’è. Servono tutti e due: il tuo per lavorarci in casa, il suo per la contestazione, perché quando scrivi al fornitore lui cerca il numero che conosce lui. Nessuna delle due codifiche deve adattarsi all’altra.
Un container arriva con quattro settimane di ritardo. Il sistema se ne accorge?
L’ordine d’acquisto resta aperto con quello che manca, e le righe non ricevute si vedono per quello che sono: merce attesa che non c’è. Gli ordini di vendita che aspettano quella merce restano in attesa invece di promettere una data che non puoi mantenere, e al ricevimento vengono allocati da soli, nell’ordine in cui sono entrati in coda. Il listino fornitore tiene anche il tempo di consegna dichiarato, che dopo qualche ritardo diventa un’informazione utile.
Portiamoci dietro un tuo carico vero
Prendi l’ultimo container arrivato con qualcosa che non tornava e vediamolo insieme dall’ordine d’acquisto alla giacenza: è il modo più rapido di capire se questo software parla la tua lingua.
Parliamone